Официально-деловой стиль
Официально-деловой стиль - язык документов, заявлений и деловых писем. Учитесь писать точно, нейтрально и по стандартным формулам.
Объяснение
Официально-деловой стиль используется в документах, заявлениях, справках, договорах, официальных письмах, уведомлениях и деловой переписке. Главная цель - передать информацию точно, нейтрально и однозначно.
Главные признаки официально-делового стиля: нейтральность, точность, отсутствие эмоций, стандартные речевые клише, безличные и пассивные конструкции, отглагольные существительные, производные предлоги, чёткая структура текста.
Сравните: Разговорно: Я не смогу прийти завтра, потому что заболел. → Официально: Сообщаю, что не смогу присутствовать на занятии 15 мая по причине болезни.
Когда использовать
1. Когда нужно написать заявление
Заявление - официальный документ с просьбой, сообщением или объяснением. Примеры ситуаций: заявление о приёме на курс, о переносе экзамена, о выдаче справки, об изменении данных, об академическом отпуске.
Частые формулировки:
- Прошу выдать мне справку об обучении.
- Прошу перенести дату экзамена по уважительной причине.
- Прошу внести изменения в мои контактные данные.
Структура заявления: (1) кому; (2) от кого; (3) название документа; (4) текст просьбы; (5) дата; (6) подпись.
2. Когда нужно написать официальное письмо
Официальное письмо используется в переписке с университетом, компанией, администрацией или другой организацией для запроса информации, подтверждения участия, отправки документов, переноса встречи.
Частые формулировки: Уважаемая Елена Викторовна! Прошу уточнить расписание консультаций. В приложении направляю копии документов. Заранее благодарю за помощь. С уважением, Мария Соколова.
3. Когда нужно сообщить причину
В официально-деловом стиле причина выражается конструкциями в связи с, по причине, на основании, вследствие:
- В связи с болезнью прошу перенести консультацию.
- По причине командировки Сергей Иванов не сможет присутствовать.
- На основании Вашего письма направляю дополнительные документы.
4. Когда нужно выразить просьбу
Официальная просьба - вежливая и нейтральная. Частые модели:
- Прошу + инфинитив
- Просим + инфинитив
- Буду признателен / признательна за + вин. пад.
- Не могли бы Вы + инфинитив
Примеры: Прошу предоставить информацию о расписании. Просим подтвердить участие до 10 июня. Буду признательна за ответ.
5. Когда нужно подтвердить или уведомить
Примеры: Подтверждаю получение Вашего письма. Уведомляю Вас об изменении адреса. Информируем Вас о переносе встречи. Настоящим подтверждаем регистрацию участника.
6. Когда нужно написать официальный ответ
Примеры: Ваше заявление получено и передано на рассмотрение. Документы будут рассмотрены в течение пяти рабочих дней. К сожалению, предоставить запрашиваемую информацию невозможно.
В официальном ответе часто используются пассивные и безличные конструкции: заявление получено, документы направлены, необходимо предоставить, следует заполнить форму.
7. Когда нужно написать объяснительную
Объяснительная записка объясняет причину отсутствия, опоздания, ошибки или нарушения срока. Важно: не использовать эмоциональные слова, точно указать дату и причину, сохранять нейтральный тон.
Примеры: Сообщаю, что 12 мая я отсутствовал на занятии по причине болезни. Опоздание произошло в связи с задержкой транспорта.
8. Когда нужно использовать официальный стиль в экзамене ТРКИ
На уровне B2 официальный стиль может понадобиться в письменной части, если нужно написать заявление, официальное письмо, просьбу, жалобу или запрос информации. Важно показать умение использовать стандартные клише и избегать разговорной лексики.
Правила
1. Нейтральность и отсутствие эмоций
Официально-деловой текст должен быть нейтральным. Избегайте эмоциональных и разговорных выражений.
| Неофициально | Официально |
|---|---|
| Я очень расстроена, потому что мне никто не ответил. | Прошу сообщить статус рассмотрения моего обращения. |
| Мне срочно нужна эта справка. | Прошу выдать справку в возможно короткий срок. |
| Я не смог прийти, вообще была сложная ситуация. | В связи с болезнью я не смог присутствовать на занятии. |
2. Стандартные речевые клише
| Функция | Клише |
|---|---|
| Начало письма | Уважаемый Андрей Петрович! Уважаемые коллеги! |
| Цель письма | Обращаюсь к Вам по вопросу… Сообщаю Вам, что… Прошу предоставить… |
| Причина | В связи с… По причине… На основании… В соответствии с… |
| Приложения | В приложении направляю… К письму прилагаю… |
| Завершение | Заранее благодарю за ответ. С уважением, … С наилучшими пожеланиями, … |
3. Отглагольные существительные
В официально-деловом стиле глагольные конструкции заменяются именными:
| Глагол | Отглагольное существительное |
|---|---|
| рассмотреть заявление | рассмотрение заявления |
| подписать договор | подписание договора |
| подтвердить участие | подтверждение участия |
| перенести встречу | перенос встречи |
| оплатить курс | оплата курса |
Примеры: Рассмотрение заявления занимает до пяти рабочих дней. Подтверждение участия необходимо направить до 15 июня.
4. Безличные конструкции
Безличные конструкции делают текст нейтральным - не выделяют конкретного исполнителя:
- Необходимо предоставить копию паспорта.
- Следует заполнить форму.
- Рекомендуется отправить документы заранее.
- Запрещается пользоваться телефоном во время экзамена.
- Разрешается подать заявление онлайн.
5. Пассивные конструкции
Пассивные конструкции используются, когда важно действие или результат, а не исполнитель. Если исполнитель называется, он ставится в творительном падеже:
- Заявление принято.
- Вопрос рассмотрен.
- Решение принято комиссией.
- Документы подписаны директором.
- Справка будет подготовлена в течение трёх дней.
6. Производные предлоги и официальные связки
| Предлог / связка | Управление | Пример |
|---|---|---|
| в связи с | + тв. пад. | в связи с болезнью |
| согласно | + дат. пад. | согласно расписанию |
| в течение | + род. пад. | в течение недели |
| на основании | + род. пад. | на основании письма |
| в соответствии с | + тв. пад. | в соответствии с правилами |
| в целях | + род. пад. | в целях безопасности |
| при наличии | + род. пад. | при наличии вопросов |
7. Структура официального письма
- Обращение.
- Краткое указание причины письма.
- Основная информация или просьба.
- Указание на приложения (если есть).
- Вежливое завершение.
- Подпись.
8. Структура заявления
- Кому (дат. пад. организации / должностного лица).
- От кого (имя, фамилия, группа, должность).
- Название: Заявление.
- Текст просьбы (Прошу + инфинитив…).
- Дата и подпись.
9. Типичные глаголы официально-делового стиля
| Глагол | Значение | Пример |
|---|---|---|
| сообщать | давать информацию | Сообщаю об изменении адреса. |
| уведомлять | официально сообщать | Уведомляем Вас о переносе встречи. |
| информировать | сообщать официально | Информируем о начале регистрации. |
| направлять | отправлять | Направляю документы во вложении. |
| предоставлять | давать, выдавать | Прошу предоставить справку. |
| рассматривать | анализировать, принимать к рассмотрению | Заявление будет рассмотрено. |
| подтверждать | официально соглашаться | Подтверждаю участие. |
| прилагать | добавлять к письму | Прилагаю копию паспорта. |
| запрашивать | просить предоставить информацию | Запрашиваем сведения о регистрации. |
| согласовывать | утверждать вместе с другими | Просим согласовать дату встречи. |
Типичные ошибки
Типичные ошибки
- ❌ Я хочу узнать, что там с моей справкой. → ✅ Прошу сообщить статус подготовки справки. - разговорная лексика неуместна.
- ❌ Я очень расстроена, потому что мне никто не ответил. → ✅ Прошу сообщить статус рассмотрения моего заявления. - эмоции в официальном тексте не уместны.
- ❌ Отправьте мне справку сегодня. → ✅ Прошу направить мне справку сегодня, если это возможно. - официальная просьба должна быть вежливой.
- ❌ Согласно с расписанием… / В связи болезни… → ✅ Согласно расписанию… / В связи с болезнью… - нарушено управление предлогов.
- ❌ Уважаемая Ирина Павловна, я тут немного заболел, поэтому не приду. → ✅ Уважаемая Ирина Павловна! В связи с болезнью я не смогу присутствовать на экзамене 15 мая. Прошу рассмотреть возможность переноса экзамена. - смешение стилей.
- ❌ Здравствуйте, я хочу справку. Мария. → Заявление требует полной структуры: кому, от кого, заголовок, текст, дата, подпись.
- ❌ Прошу справку. → ✅ Прошу выдать мне справку об обучении. - формулировка должна быть конкретной.
- ❌ Тема: Вопрос → ✅ Тема: Запрос справки об обучении - тема письма должна сразу показывать цель.
- ❌ В связи с осуществлением необходимости предоставления документации прошу произвести рассмотрение вопроса… → ✅ Прошу выдать справку об обучении. - официальный стиль не должен быть искусственно тяжёлым.
- ❌ Жду ответ. Всё. → ✅ Заранее благодарю за ответ. С уважением, Мария Соколова. - вежливое завершение обязательно.
Что нужно знать
- ✓ Я понимаю, что официально-деловой стиль используется в документах, заявлениях, официальных письмах и деловой переписке.
- ✓ Я знаю основные признаки официально-делового стиля: точность, нейтральность, отсутствие эмоций, стандартные клише.
- ✓ Я умею отличать официальную формулировку от разговорной.
- ✓ Я знаю основные клише: прошу предоставить, сообщаю, в связи с, в приложении направляю, с уважением.
- ✓ Я умею выражать причину официально: в связи с болезнью, по причине отсутствия, в связи с изменением расписания.
- ✓ Я умею использовать безличные конструкции: необходимо предоставить, следует заполнить, рекомендуется направить.
- ✓ Я понимаю роль пассивных конструкций: документы получены, заявление принято, вопрос рассмотрен.
- ✓ Я знаю правильное управление производных предлогов: согласно чему, в течение чего, в связи с чем.
- ✓ Я знаю структуру официального письма.
- ✓ Я знаю структуру заявления и объяснительной записки.
- ✓ Я не использую разговорные, эмоциональные и слишком личные выражения в официальном тексте.
Закрепите знания на практике